Büroalltag: Effizienzsteigerung leicht gemacht
Unser Leben ist schnell und anspruchsvoll. Wir haben alle viel zu viele Aufgaben. Familie, Job, Haus, Sport und Hobby. Wie soll man das alles unter einen Hut bekommen ohne überfordert oder gestresst zu sein? Doch es klappt, wenn Sie einfach folgende 9 beliebte Fehler vermeiden!
Effizienzkiller im Büro vermeiden
Eine gute Organisation des eigenen Arbeitsplatzes erspart Stress und Zeit, erleichtert das Arbeiten und stellt die Basis zur Effizienzsteigerung dar. Setzt man sich einmal aktiv mit der Thematik auseinander, kann das viel im zukünftigen Arbeiten ändern. Investieren Sie diese Zeit, es lohnt sich.
- Chaos am Arbeitsplatz: Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf. Lassen Sie nur die Dinge darauf stehen, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen.
- Unterbrechungen: Vermeiden Sie zu viele Unterbrechungen. Es kostet Sie danach ca. 20 Minuten um wieder reinzukommen.
- Nutzlose Tätigkeiten: Führen Sie nur die Aufgaben durch, die wirklich notwendig sind. Braucht man eine schön durchgestylte Excel-Tabelle oder reicht eine einfache Formatierung?
- Ablagesystem: Legen Sie erledigte Aufgaben sofort ab. Dies gibt Ihnen ein Gefühl, etwas abgeschlossen zu haben. Sie häufen keine Berge an Papier mehr an. Und legen Sie nur das ab, was wirklich notwendig ist.
- Vorgaben: Frage Sie bei Aufgaben immer nach dem Ziel. Wer nicht weiß, was er genau tun soll, kann es nicht effizient machen. Fragen Sie gezielt nach.
- Outlook: Keiner muss alles im Kopf haben. Nutzen Sie Outlook mit den zahlreichen Hilfsmitteln. Lassen Sie sich vom System erinnern an Aufgaben, Deadlines usw.
- To Do-Listen: Nutzen Sie nur eine Liste und aktualisieren Sie diese bevor Sie die Arbeit verlassen. So können Sie gezielt am nächsten Tag anzufangen die Aufgaben abzuarbeiten.
- Griff zum Telefon: Nutzen Sie für kurze Rückfragen oder wenn Sie selber Informationen weitergeben wollen doch öfter wieder das Telefon. Es geht schneller für beide Seiten.
- Digitale Ablage: Wer seinen PC anschaltet und einen vollgemüllten Destop vorfindet, fühlt sich automatisch überfordert. Legen Sie bereits bei Erstellen einer Datei diese im richtigen Ordner an.
Konzentriertes Arbeiten – vom Anfang bis zum Ende – an einer Sache ohne Ablenkung, das ist der Schlüssel zum effizienten Arbeiten. Wir haben im neuen Jahr genügend Zeit dies zu üben. Ich fange gleich mal an groß Reine zu machen, das ist ja schließlich die Basis der ganzen Übung.
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